„Czy ten wydatek może stanowić koszt firmowy?” - to jedno z częstych pytań pojawiających się przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów zależy m.in. od jego związku z działalnością, sposobu udokumentowania oraz obowiązujących przepisów. Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady i przykłady wydatków występujących w działalności gospodarczej.
Kiedy wydatek jest kosztem
Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony po to, żeby osiągnąć przychód albo zachować lub zabezpieczyć jego źródło. W praktyce sprawdza się trzy rzeczy:
- wydatek ma związek z Twoją działalnością,
- został faktycznie poniesiony z Twoich pieniędzy i nie został zwrócony,
- jest prawidłowo udokumentowany, np. fakturą,
oraz że nie znajduje się na ustawowej liście wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów.
Przykłady wydatków, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodów
- towary i materiały do sprzedaży lub produkcji,
- narzędzia, sprzęt, komputer i oprogramowanie,
- czynsz za lokal, media, internet i telefon używane w firmie,
- usługi zewnętrzne, np. księgowość, marketing, strona internetowa,
- szkolenia związane z działalnością,
- składki na ubezpieczenia społeczne (na skali i liniowym można je odliczyć od dochodu).
Przykłady wydatków niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów
- wydatki prywatne, np. zakupy do domu czy wakacje,
- kary, grzywny i odsetki od zaległości podatkowych,
- wydatki na reprezentację, np. przyjęcia dla kontrahentów - z pewnymi wyjątkami,
- podatek dochodowy.
Sprzęt droższy niż 10 000 zł
Rzeczy o wartości powyżej 10 000 zł netto, które będziesz używać dłużej niż rok, co do zasady wprowadza się do ewidencji środków trwałych i rozlicza w kosztach stopniowo, przez amortyzację. Tańszy sprzęt można zwykle zaliczyć do kosztów od razu. Są też wyjątki, np. jednorazowa amortyzacja dla niektórych firm.
Wydatki „pół na pół”
Telefon, internet czy samochód często służą i firmie, i do celów prywatnych. W takich sytuacjach przepisy albo wskazują konkretny procent (jak przy samochodzie), albo trzeba rozsądnie określić część związaną z firmą. Więcej o aucie przeczytasz w poradniku samochód w firmie - koszty i VAT.
Uwaga dla ryczałtowców
Na ryczałcie podatek liczy się od przychodu, więc koszty nie zmniejszają podatku. Faktury kosztowe nadal są jednak ważne, np. dla VAT. Jeśli zastanawiasz się nad formą opodatkowania, zobacz porównanie ryczałt, skala czy liniowy.
Jak pomagamy
W TAX & FINANCE zajmujemy się prowadzeniem księgowości przedsiębiorców, w tym ewidencjonowaniem dokumentów kosztowych. W ramach bieżącej obsługi sprawdzamy otrzymane dokumenty pod kątem ich kompletności i prawidłowości formalnej, a w razie potrzeby zwracamy się do klienta o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia. Dbamy o uporządkowaną dokumentację oraz terminowe prowadzenie rozliczeń księgowych. Zobacz, co obejmuje księgowość dla firm.
Najczęstsze pytania
Czy paragon wystarczy, żeby wliczyć wydatek w koszty?
W niektórych przypadkach tak, ale bezpieczniej poprosić o fakturę na firmę. Przy VAT do odliczenia podatku potrzebna jest faktura.
Czy laptop za 6 000 zł mogę wliczyć w koszty od razu?
Co do zasady tak, jeśli jego wartość nie przekracza 10 000 zł netto i jest wykorzystywany w firmie.
Czy na ryczałcie potrzebuję faktur kosztowych?
Koszty nie zmniejszają podatku na ryczałcie, ale faktury mogą być potrzebne np. do rozliczenia VAT albo na potrzeby kontroli.
Czy mandat za szybką jazdę służbowym autem to koszt?
Nie. Kary i grzywny nie są kosztem uzyskania przychodu.
