Pierwszy pracownik to duży krok dla każdej jednoosobowej firmy. Razem z nim pojawia się sporo formalności - część trzeba załatwić jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Poniżej lista najważniejszych obowiązków, w kolejności, w jakiej zwykle się je załatwia.
Przed pierwszym dniem pracy
- Umowa o pracę na piśmie - najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
- Skierowanie na badania wstępne - pracownik nie może zacząć pracy bez aktualnego orzeczenia lekarza medycyny pracy. Koszt badań ponosi pracodawca.
- Szkolenie BHP - instruktaż ogólny i stanowiskowy przed rozpoczęciem pracy.
- Dane do akt - kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje.
W pierwszych dniach
- Zgłoszenie do ZUS - w ciągu 7 dni od zatrudnienia (formularz ZUS ZUA).
- Informacja o warunkach zatrudnienia - w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy.
- Akta osobowe - założenie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
- Ewidencja czasu pracy - prowadzona na bieżąco.
PPK - pracownicze plany kapitałowe
Pracodawca, który zatrudnia osoby objęte PPK, musi podpisać umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową i zapisać pracowników po upływie wymaganego okresu zatrudnienia - chyba że pracownik złoży rezygnację. To obowiązek, o którym nowi pracodawcy często zapominają.
Co miesiąc
Po zatrudnieniu co miesiąc trzeba naliczyć wynagrodzenie, przygotować listę płac, rozliczyć składki ZUS za pracownika w dokumentach rozliczeniowych i opłacić zaliczkę na podatek pobraną z pensji. Po zakończeniu roku pracodawca przekazuje pracownikowi PIT-11, a do urzędu skarbowego PIT-4R.
Ile kosztuje pracownik
Koszt pracodawcy to więcej niż kwota „brutto” na umowie. Dochodzą do niej składki płacone przez pracodawcę: emerytalna, rentowa, wypadkowa, a także Fundusz Pracy i FGŚP (z pewnymi zwolnieniami) oraz wpłata do PPK, jeśli pracownik w nim uczestniczy. Przed zatrudnieniem warto policzyć pełny koszt, żeby nie było niespodzianek.
Obsługa kadrowo-płacowa w TAX & FINANCE
W TAX & FINANCE zapewniamy przedsiębiorcom bieżącą obsługę kadrowo-płacową, obejmującą przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników, prowadzenie akt osobowych i ewidencji kadrowych, zgłaszanie pracowników do ZUS oraz comiesięczne naliczanie wynagrodzeń. Sporządzamy również dokumenty rozliczeniowe ZUS i wymagane informacje podatkowe związane z zatrudnieniem. Jeśli myślisz o zatrudnieniu osoby bezrobotnej, sprawdź też refundację kosztów wyposażenia stanowiska pracy. Więcej o usłudze: kadry i płace.
Najczęstsze pytania
Ile mam czasu na zgłoszenie pracownika do ZUS?
7 dni od dnia zatrudnienia. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA.
Czy pracownik może zacząć pracę bez badań?
Nie. Pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań.
Kiedy trzeba podpisać umowę o pracę?
Najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej.
Czy mała firma też musi mieć PPK?
Co do zasady tak, jeśli zatrudnia osoby objęte PPK. Pracownik może zrezygnować z oszczędzania, składając deklarację.
