Biuro nie odbiera telefonu, terminy są przekraczane albo po prostu współpraca przestała działać? Zmiana biura rachunkowego jest możliwa w każdym momencie roku. Trzeba ją tylko dobrze zaplanować, żeby żaden miesiąc nie „wypadł” z rozliczeń.
1. Sprawdź umowę z obecnym biurem
Zwróć uwagę na okres wypowiedzenia, sposób jego złożenia i zasady przekazania dokumentów po zakończeniu współpracy. To pozwoli ustalić realny termin przejścia.
2. Wybierz nowe biuro i ustal datę przejęcia
Najprościej, gdy nowe biuro przejmuje rozliczenia od pierwszego dnia miesiąca. Ustal jasno: za który miesiąc ostatnie rozliczenie robi stare biuro, a od którego zaczyna nowe.
3. Złóż wypowiedzenie
Wypowiedzenie najlepiej złożyć na piśmie lub mailem z potwierdzeniem - zgodnie z umową. Poproś o listę dokumentów, które zostaną przekazane.
4. Przekazanie dokumentów
Przy zmianie biura rachunkowego należy zadbać o przekazanie dokumentacji niezbędnej do kontynuowania rozliczeń. W zależności od rodzaju działalności mogą to być:
- Podatkowa księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów za bieżący rok.
- Ewidencje VAT i informacje o dotychczasowych rozliczeniach podatkowych.
- Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
- Złożone deklaracje, pliki JPK oraz potwierdzenia ich wysyłki.
- Dokumentacja kadrowa i płacowa, jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców.
- Informacje dotyczące rozliczeń ZUS oraz ewentualnych zaległości i nadpłat.
- Inne dokumenty niezbędne do zachowania ciągłości prowadzonej księgowości.
5. Pełnomocnictwa i dostępy
W zależności od zakresu współpracy konieczne może być udzielenie nowemu biuru odpowiednich pełnomocnictw do obsługi spraw w urzędzie skarbowym i ZUS oraz nadanie uprawnień w KSeF. Warto również zweryfikować i w razie potrzeby odwołać pełnomocnictwa oraz dostępy udzielone poprzedniemu biuru. W TAX & FINANCE pomagamy klientom w formalnościach związanych z rozpoczęciem obsługi księgowej.
6. Pierwszy miesiąc w nowym biurze
W pierwszym miesiącu nowe biuro sprawdza przekazane dane i ustala sposób przesyłania dokumentów. W TAX & FINANCE konfigurujemy wtedy aplikację Comarch BetterFly, żebyś mógł wysyłać dokumenty z telefonu.
Myślisz o zmianie biura? Zadzwoń lub napisz - ustalimy termin przejęcia i przygotujemy wycenę. Zobacz też, od czego zależy cena księgowości.
Jeśli Twoja firma działa w powiecie złotowskim, sprawdź też, jak pracuje księgowa w Złotowie - biuro TAX & FINANCE k. Złotowa.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zmienić biuro w środku roku?
Tak. Najczęściej zmiana następuje od początku miesiąca, a nowe biuro przejmuje rozliczenia od uzgodnionego okresu.
Co z okresem wypowiedzenia w starym biurze?
Wynika on z umowy z dotychczasowym biurem. Warto go sprawdzić i zaplanować termin przejścia.
Kto rozlicza zaległe miesiące?
Zakres rozliczeń wykonywanych przez dotychczasowe i nowe biuro powinien zostać jasno ustalony. Należy wskazać, kto odpowiada za przygotowanie i wysłanie deklaracji za poszczególne okresy, w tym za ewentualne zaległe rozliczenia.
Czy zmiana biura jest kosztowna?
Nowe biuro wycenia obsługę indywidualnie. Jeśli dokumentacja wymaga uporządkowania, może to być dodatkowa praca - warto o to zapytać na starcie.
